Een vereniging bepaalt zelf of ze kosten van vrijwillige medewerkers vergoedt.
Er zijn verschillende mogelijkheden indien de vereniging hiervoor zou kiezen.

Opgelet: probeer niet te ‘mixen’: houd je per vrijwilliger netjes aan één systeem.
Nog makkelijker is het als je voor alle vrijwilligers hetzelfde systeem gebruikt.
En ook, denk niet dat het allemaal niet zo nauw steekt: stop je jouw vrijwilligers gewoon wat geld toe, of neem je het niet zo nauw met de regeltjes, dan kan het zijn dat de tevreden ontvanger op een dag geconfronteerd wordt met een stevige belastingaanslag.

1/ De gewone forfaitaire kostenvergoeding:

Dit is geen ‘verloning’ maar een ‘vergoeding voor gemaakte kosten’ en dit in de vorm van een forfaitair bedrag. Momenteel bedraagt deze 44,02 EUR per dag en maximaal 1.760,83 EUR per jaar. 
Je mag gerust minder geven, maar niet meer.
Je mag deze vergoeding combineren met max. 2.000 km aan verplaatsingskosten . Voor Q1 2026 bedraagt de kilomtervergoeding 0,4326 EUR/km. De km-vergoeding wordt elk kwartaal aangepast, dus check tijdig bij ons wat het nieuwe tarief is.
Er zijn handige formulieren hiervoor te verkrijgen, laat het gewoon even weten.
Nogmaals: als je ervoor kiest om iemand te vergoeding via deze forfait, dan mag hij of zij, naast de kilometers hierboven vermeld, geen enkele andere vergoeding meer ontvangen.

Forfaitaire Kostenvergoeding - Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk

2/ De verhoogde forfaitaire kostenvergoeding

Deze geldt voor bijzondere categorieën:

• vrijwilligers in de sportsector: sporttrainer, sportlesgever, sportcoach, jeugdsportcoördinator, sportscheidsrechter, jurylid, steward, terreinverzorger-materiaalmeester, seingever bij sportwedstrijden;
• de vrijwillige nachtoppas, te weten het inslapen, evenals de dagoppas bij hulpbehoevende personen;
• vrijwilligers in het niet-dringend liggend ziekenvervoer.

De werkwijze voor deze verhoogde kostenvergoeding is gelijkaardig aan die voor de forfaitaire vergoeding, enkel de bedragen verschillen: eveneens maximaal 44,02 EUR/dag, maar je mag gaan tot 3.233,91 EUR cumulatief op jaarbasis.

Verhoogde forfaitaire kostenvergoeding - Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk

3/ De reële kostenvergoeding

Als je het eenvoudige, eerlijker of efficiënter vindt om je vrijwilligers op basis van door hen ingediende facturen en/of kastickets te vergoeden, dan kan dat. De kosten moeten natuurlijk gemaakt zijn in functie van hun opdracht voor de organisatie (dus geen privé-onkosten), en de facturen staan idealiter  op naam en evt. BTW-nummer van de non-profit en niet van de vrijwilliger zelf. Zorg altijd voor een document waarop je kan zien wat precies werd aangekocht.

Via onze handige smartphone-app De Lantaarn kan je deze reële onkostenvergoedingen door de vrijwilliger zelf laten opladen. Hij of zij kan er commentaar  (of een naam, een code, een afdeling) bij geven en dan opladen. Heb je vrijwilligers die veel documenten opladen, dan kan je beter combineren in een onkostennota. Hiervoor bestaan ook apps, neem contact met ons op voor meer info.

Reële kostenvergoeding - Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk

4/ Opgelet met bestuurders

Bestuurders genieten een bijzondere status qua vergoedingen: het zijn enerzijds vrijwilligers, maar anderzijds vormen ze ook het beleid (het bestuur) van een organisatie.

De bovenvermelde kostenvergoedingen zijn van toepassing op bestuurders, in zoverre het niet over zitpenningen of presentiegelden gaat. Dus een bestuurder een vrijwilligersvergoeding geven voor zijn of haar deelname aan de bestuursvergaderingen is niet mogelijk.

Er kan wel een belastbare verloning worden uitgekeerd voor het uitvoeren van het mandaat van bestuurder.

Bestuursvrijwilligers - Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk

Met dank aan het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk voor de links.