PEPPOL, je hebt er ongetwijfeld al van gehoord maar wat is dit precies? Het is geen chemische verbinding, maar een netwerk om facturen en documenten tussen ondernemingen uit te wisselen. Vanaf 1 januari 2026 moeten alle Belgische btw-plichtige ondernemingen (en dus ook vzw’s) gestructureerde elektronische facturen gebruiken. Hoe gaat dit praktisch in zijn werk?

Update: op 2 oktober organiseren we een gratis webinar integraal gericht op Peppol - schrijf je in

Verzenden van verkoopfacturen

Werk je met onze facturatieapp ‘De Roos’**  dan moet je dit zelf activeren in deze toepassing. 
Via deze link wordt stap voor stap uitgelegd hoe je dit doet.

Opgelet, je moet hier ‘enkel facturen verzenden via Peppol’ aanduiden. Ontvangen van facturen wil je rechtsreeks doen via De Lantaarn, meer info daarover verder in dit artikel. 
Om te activeren heb je de ID van één van de bestuurders van de vzw nodig.

Als je bovenstaande stappen hebt doorlopen kan je vanaf nu facturen verzenden via Peppol. Je maakt zoals voorheen facturen aan in De Roos. Belangrijk is wel dat je het btw-nummer van de klant vermeldt (als die er een heeft), anders zal de factuur niet correct verzonden worden.

Werk je met een ander softwarepakket om verkoopfacturen op te maken, dan raden we je aan om zo snel mogelijk contact op te nemen met de leverancier. Mogelijk zullen zij ook stappen ondernomen hebben om hun pakket Peppol-proof te maken.
Kan je je bestaande softwarepakket niet linken met Peppol,  dan kan je gewoon ook de overstap maken naar De Roos, deze kost zit trouwens al in jullie kwartaal-fee.

** Onze versie van ‘Eenvoudig Factureren’

Ontvangen van aankoopfacturen

Zoals jullie hierboven reeds lazen moeten facturen tussen twee ondernemingen dus verzonden worden via het Peppol-netwerk maar hoe ontvangen jullie deze facturen? Daarvoor werd VOILA in het leven geroepen, een onderdeel van Codabox. 

Op deze manier zullen al deze facturen automatisch in de aankoopmap van De Lantaarn terechtkomen. Je hoeft ze dus niet meer zelf op te laden, of op zoek te gaan naar de collega die deze factuur ontvangen heeft. Zo zal je alvast heel wat tijd besparen. Als je de facturen dan ook nog eens vanuit De Lantaarn betaalt, kan je bovendien onnodige herinneringskosten uitsparen.

VOILA wordt door ons geactiveerd voor jullie. Is deze optie toch nog niet actief bij jullie (je krijgt nog geen facturen via Codabox toe in De Lantaarn), laat dat dan aan ons weten, en we kijken hoe we dit kunnen oplossen.

Meer info over VOILA kan je hier terugvinden.

Zowel bij Peppol als bij VOILA ligt de focus nog op de Belgische markt, maar in de toekomst zal je ook facturen naar buitenlandse klanten kunnen verzenden en facturen van buitenlandse leveranciers kunnen ontvangen.

Heb je vragen over het voorgaande?
Neem zeker contact op met je dossierbeheerder.